Enterprise Search verspricht uns das Wiederfinden aller Informationen des Unternehmens ohne sich vorher über Klassifikation und Ordnung Gedanken machen zu müssen: Mittels Enterprise Search einfach alle Repositories, sprich Speicherorte, automatisiert durchsuchen, um die Informationsstrukturen, die Informationen und die Informationsobjekte automatisch zu indizieren und zu klassifizieren. Der Anwender hat sich an die Mechanismen von Google gewöhnt. Ein Feld für die Suche, eine Ergebnisliste mit den 10 besten Treffern auf der ersten Seite. So sieht der Anwender inzwischen die Welt. Man spricht inzwischen von Google-esque. Facettiertes Suchen mit zahlreichen Feldern tritt in den Hintergrund, zumal es die Möglichkeit gibt, hinter nur einem universellen Suchfeld die anderen Attributfelder zu verstecken und automatisch mit zu durchsuchen. Beim manuellen Erfassen und Indizieren ist das Stöhnen umso lauter je mehr Informationen erfasst oder - sofern automatisch ermittelt - bestätigt werden müssen. Die Qualität der manuellen Erfassung ist vom Komfort der Software, dem Knowhow und Interesse des Anwenders sowie der Tagesform abhängig.
Dabei kommen auch Ansätze der automatischen Klassifikation zur Verbesserung der Suchergebnisse hinzu. Ebenso wie bei der Erfassung können auch bei der Suche Klassifikationstechniken zum Einsatz kommen, die beispielsweise auch ein Suchergebnis in Form von strukturierten Aktensichten anbieten können. Die Akte wird hierbei auf Basis der gefundenen Inhalte gebildet und nicht wie herkömmlich vordefiniert. Jedoch kann durch die Kombination von automatischer Klassifikation mit vorgegebenen Strukturen ein deutlich besseres Ergebnis als bei einer reinen Suche erzeugt werden.
Die Problematiken mit den Speicherorten, der Relevanz, der Aktualität, den Berechtigungen etc. lassen wir einmal außen vor. Auch die "alten Argumente" dass man sich auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der Ergebnisse nicht verlassen könne, dass man in jedem Fall Ordnung halten müsse, vergessen wir für den Moment - und für die Zukunft. Enterprise Search wird immer besser. Es werden auch hier Beziehungen ermittelt und aus den Informationen, bzw. ihrem Kontext virtuelle Ordnungsstrukturen geschaffen. Die automatische Klassifikation kann nicht nur bei der Erfassung sinnvoll eingesetzt werden - im Vorwege Ordnung schaffen - sondern auch bei der Suche - beim Finden - Ordnung schaffen. Hierbei kann man die automatisierten Verfahren durchaus gegen Taxonomien, Klassifikationsschema, kontrollierte Nomenklaturen etc. laufen lassen und die Automatismen verbessern. Denn letztlich entscheiden nur Qualität und Compliance über die Akzeptanz.
Enterprise Search im funktionalen EIM Modell von PROJECT CONSULT 2012
Enterprise Search erlaubt einfacheres Retrieval von und Zugang zu allen Speicher- und Aufbewahrungsorten der Informationen.
Enterprise Search fordert Records Management und ordnungsgemäße Informationsorganisation mit unbegrenztem Zugriff ohne die ermüdende Aufgabe des manuellen Zuordnens der Metadaten heraus.
Sicherheit, Datenschutz und Vertraulichkeit laufen Gefahr von Enterprise Search ignoriert zu werden, wenn sie nicht ordnungsgeäß implementiert und genutzt werden.