Das Gehirn des Menschen musste schon immer Informationen einordnen, sie klassifizieren und sie bewerten, um mit ihnen optimal arbeiten zu können. Dies sicherte unser Überleben als Individuum und als Spezies. Es verhalf uns im darwinistischen Wettlauf zu unserer heutigen Position. Informationen zu verarbeiten und sie andere Mitglieder unserer Spezies weiterzugeben ist die Grundlage unseres Erfolgsmodells. Für die Weitergabe von Information und Wissen sind Konventionen notwendig, die ein gleiches Verstehen ermöglichen. Die Strukturierung der Information und der Kommunikation war daher schon vor der Erfindung der schriftlichen Überlieferung essentiell. Die Menge von Information setzte hier den Vermittlungsprozessen Grenzen, die nur durch Strukturierung überwunden werden konnten. Dieses Strukturieren und Bewerten von Information im Gehirn bildeten wir auf physische Medien wie Keilschrifttafeln, Bücher und heute Akten ab. Die Prinzipien sind immer noch die Gleichen. Großen Informationsmengen ist nur mit Ordnung beizukommen. Dabei spielt es heute keine Rolle mehr, ob diese Ordnung wie bisher von Menschen geschaffen wurde oder ob Maschinen diese Ordnung für uns erzeugen. Sie muss lediglich unserem Verständnis und unseren Nutzungsmodellen entsprechen.
Heute blicken wir auf eine heranrollende Tsunamiflutwelle von elektronischen Informationen, die ohne Ordnung zu schaffen, nicht überschaubar, geschweige denn beherrschbar wäre. Die menschlichen Möglichkeiten, der individuellen Bearbeitung, Klassifikation und Wegsortierung sind überfordert. Wir brauchen Softwareunterstützung, um die Information zu beherrschen. Automatisierung, Auto-Klassifikation, semantische Erschließung, Enterprise Search, Bigdata und Content Analytics befreien uns nicht von der grundsätzlichen Aufgabe, Information zu ordnen, zu bewerten, in Sachzusammenhänge zu bringen und sie situationsgerecht abzurufen. Wir können der Automatisierung nur dann vertrauen, wenn wir die Prinzipien verstehen und die Maßstäbe für Qualität, Richtigkeit usw. vorgeben. Automatisierung bei Eingang und Ausgang von Informationen funktioniert dann am Besten, wenn die Strukturen vordefiniert sind und das Raster bilden, in das dann automatisch einsortiert wird. Die Arbeit in diesem Umfeld wird dabei grundsätzlich verändert. Wo früher viele Spezialisten wichtige Informationen identifizierten, klassifizierten und wegordneten leisten dies heute automatisierte Softwareprozesse. Aus den Vielen wurden wenige Spezialisten, die die Systeme einrichten, die Strukturen entwerfen, die Qualität kontrollieren und die Lösungen nachhalten. Die Administration der Systeme und die Bewertung der Ergebnisse der Systeme tritt in den Vordergrund.
Automatisierung im funktionalen EIM Modell von PROJECT CONSULT 2012
Automatisierung ist eine Hauptfunktion von EIM. Mit BPM und Automatischer Kategorisierung bei der Erfassung, in Prozessen und bei der Suche ersetzt die Automatisierung manuelle Arbeit, verbessert die Qualität und erlaubt direkte Weiterverarbeitung von Informationen.
Automatisierung krempelt den Arbeitsplatz und die Vorstellung der Arbeit des Menschen komplett um.