EIM Enterprise Information Management

EIM Enterprise Information Management steht für die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen, unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugenden System, Anwendung, Format, Device und Zeit. EIM vereint hierzu funktionale Ansätze von Enterprise Content Management, Business Process Management, Enterprise Search, Business Intelligence, Governance-Risk-Compliance Management Infrastructure, Data Warehousing und Information Lifecycle Management.

Von ECM zu EIM

ECM Enterprise Content Management ist der heute in der Fachwelt gebräuchliche Oberbegriff für den Umgang mit Content und Dokumenten. Das Kürzel ECM und den dazugehörigen Begriff Enterprise Content Management gibt es inzwischen seit 10 Jahren. 1999 positionierte der sich der internationale Dachverband der Branche, die AIIM Association for Image and Information Management international, nach der Übernahme des IMC Verbandes neu. Gesucht war ein Begriff, der einerseits eine Brücke schlug von Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow, den traditionellen Themen der AIIM, zweitens die aktuellen Entwicklungen des Internet, denn das Web begann das klassische Dokumentenmanagement zu überholen, und drittens eine einprägsame Formel zu finden, die dem Management der Anwender die Bedeutung des Themas klarmacht – also in etwa wie die Trendthemen zur Jahrtausendwende: ERP, CRM und CMS. Der Begriff Enterprise sollte deutlich machen, das es sich um ganzheitliche Lösungen für alle Bereiche des Unternehmens handelt, die mindestens genauso wichtig sind wie ERP. Der Begriff Content sollte verdeutlichen dass es nicht mehr nur um Dokumente geht sondern beliebige Formen von elektronischer Information wobei Content die Verbindung zu Web, WCM und Internet bringt. Um den Begriff Management kommt man nicht herum, denn in erster Linie geht es immer noch um das Verwalten von Information und Content Management schließt nahtlos an Document Management an.

 

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Die Definition von ECM

 

 

In den letzten 10 Jahren hat sich die Definition von ECM Enterprise Content Management mehrfach -  meistens nur leicht - geändert. Sie umfasst die wichtigsten Hauptkomponenten von Lösungen zur Erfassung, Verwaltung, Erschließung, Speicherung, Bereitstellung und Archivierung von Informationsobjekten. Die aktuelle Definition lautet: „Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization’s unstructured information, wherever that information exists.“
Der Fokus lag dabei zunächst auf unstrukturierten oder schwach strukturierten Dokumenten, hat sich aber durch den Technologiewandel inzwischen universeller für alle Formen und Typen elektronischer Information aufgestellt. Diese Informationsobjekte können gescannte Papierdokumente, E-Mails, elektronische Dokumente aus der Office-Welt, digitale Bilder, Web-Inhalte, Multimedia-Informationen, Datensätze aus Datenbanken, Listen aus Anwendungen, SMS oder Twitterfeeds sein.
Ein Grundprinzip von ECM, das sich bereits in frühen Grafiken aus Jahr 2000 findet, ist der Ansatz, strukturierte Informationen und unstrukturierte Informationen zusammenzuführen und gemeinsam zu verwalten. Eine wesentliche Komponente war daher auch immer das universelle, einheitliche Repository für alle Formen von Daten und Informationen.

In dem Maße, wie sich der Markt veränderte und neue Komponenten für die Informationsverwaltung den ursprünglichen Kanon der ECM-Funktionalität ergänzten – E-Mail-Management, Digital Asset Management, Wiki, Teamroom, usw. – wurde das Spektrum von Enterprise Content Management kontinuierlich erweitert und angepasst. Dennoch gab es vermehrt kritische Stimmen, die ECM ganz anders definieren – oder ECM gleich den Geschichtsbüchern hinterlassen wollten.

EIM Enterprise Information Management als logische Fortführung von ECM

IM Enterprise Information Management  ist die logische Weiterführung des Begriffes ECM Enterprise Content Management. ECM selbst sieht sich schließlich seit der ersten Definition in der Rolle, schwach strukturierte, unstrukturierte und strukturierte Informationen ganzheitlich zusammen zuführen. Man kann also in Bezug auf ECM mit dem Auftauchen von EIM von einer „selbsterfüllenden Prophezeiung“ sprechen. ECM macht sich mit Erreichen seiner Ziele selbst obsolet und ebnet den Weg zu EIM. Das Problem von EIM liegt jedoch darin, dass der Begriff Information Management selbst zu weit gefasst ist, eigentlich alles umfasst was wir mit Informationen tun.

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EIM Definitionen aus den USA

 

Natürlich ist der Begriff nicht neu. Er taucht in den USA ab dem Jahr 2006 vermehrt auf. Besonders Analysten und große Anbieter nahmen sich damals bereits des Begriffes an. Forrester (Januar 2006) und Gartner (Juni 2006) definieren EIM Enterprise Information Management jedoch sehr eingeschränkt als Kombination von ECM Enterprise Content Management: “Enterprise information management is the name for the field that combines business intelligence (BI) and enterprise content management (ECM). Enterprise information management (EIM) takes these two approaches to managing information one step further, in that it approaches the information management discussion from an enterprise perspective. Where BI and ECM respectively manage structured and unstructured information, EIM does not make this rather "technical" distinction. It approaches the management of information from the perspective of enterprise information strategy, based on the needs of information workers. ECM and BI in a sense choose a  enominationalised approach, since they only cover part of the information within an organization. This results in a lack of available information during decision making processes, market analysis or procedure definition.”

Hier kann man nur feststellen – zu kurz gesprungen. EIM Enterprise Information Management ist deutlich mehr!

Nachdem wir alle derzeitig verfügbaren wichtigen Akronyme und Schlagworte verbraucht haben, wollen wir einmal versuchen eine Reihe von Charakteristika herauszuarbeiten, die EIM vom vorangegangenen ECM unterscheiden.

Wesentliche Grundlagen von EIM Enterprise Information Management

Wesentliche Grundlagen von Enterprise Information Management – zusätzlich zu den herkömmlichen Komponenten und Ansätzen von ECM - sind:

  • Einheitliches und übergreifendes Master Data Management, Adressmanagement und Berechtigungsmanagement
  • Übergreifend nutzbare Informationsrepositories
  • Verbindung von Anwendungen mit gemeinsamer Nutzung und Verwaltung von Daten
  • Nutzung von Diensten, die eine gleiche Funktion einmal und allen Anwendungen zur Verfügung stellen
  • Durchgängige End-to-End Prozesse - ohne Medienbrüche, transaktions-gesichert und durchgängig protokolliert
  • Zentralisiertes Management aller Komponenten, Einstellungen, Parameter und Konfigurationen
  • Sichere, plattform- und anwendungsunabhängige Verwaltung aller übergreifend genutzten Daten und Informationen
  • Durchgängige IT-Governance über alle beteiligten Systeme und Prozesse
  • usw.

Die Liste ließe sich noch beliebig fortsetzen.

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EIM Enterprise Information Management Modell

 

Enterprise Information Management schließt als Modell zusätzlich zu den Funktionen von ECM Enterprise Content Management, das weiterhin den Kern von EIM bildet, ein:

  • Web 2.0 & Enterprise 2.0
    Funktionalität aus dem “Web 2.0“-Umfeld wie Communities, Foren, Wiki, Feeds, Messaging, Konferenzen, Tagging und andere reichern ECM an und verbinden strukturierte und unstrukturierte Inhalte in einer Oberfläche mit intuitiver Nutzbarkeit.

  • Social Business
    Strukturierte Daten und Informationen aus Business Anwendungen wie ERP, CRM, PLM, etc. werden mit unstrukturierten Informationen wie Dokumente, Webseiten, Geo-Daten und anderen zusammengeführt. Sie erlauben übergreifende, integrierende und personalisierte Anwendungen im Intra-, Extra- und Internet. Social Business verwandelt Social Media in einen Business Vorgang. Web 2.0 liefert die öffentlich zugängliche Ansicht der Internet Funktionalitäten, Enterprise 2.0 die interne Ansicht.

  • Multi-Channel Publishing
    Stark automatisiertes und personalisiertes Output Management und Bereitstellung von Informationen durch neue Technologien und vervollständigte Channel-Erreichung ergänzen den OMS Vorgang.
    Jeder Nutzer und Empfänger erhält die gewünschte Information zeitnah im richtigen Format auf jedem Channel und jedem Medium.

  • Multi-Device & Mobile
    EIM bietet und konvertiert Informationen für die Nutzung auf mobilen Geräten über verschiedene Channels - online und offline. Das sind heutige Tablets, Notebooks und Smartphones aber auch zukünftige Technologien wie Gadgets, Fernseher, Haus-Management-Technologien, etc. EIM unterstützt alle Arten von User Interfaces zur Erfassung, Anzeige und Nutzung mit starken Kontroll- und Sicherheitsfeatures.

  • Cloud, SaaS & Ubiquitous
    EIM unterstützt das Management von Informationen für die Cloud ebenso wie die Nutzung der Cloud selbst als Plattform mit SaaS oder Hybridlösung. Die Cloud macht es EIM möglich, die Informationen ohne örtliche, systemtechnische oder zeitliche Einschränkungen bereitzustellen. Ubiquitous Computing wird die Erstellung und die Nutzung von Informationen verbessern.

  • Automation & Auto-Classification
    Automatisierung ist eine Hauptfunktion von EIM. Mit BPM und Automatischer Kategorisierung bei der Erfassung, in Prozessen und bei der Suche ersetzt die Automatisierung manuelle Arbeit, verbessert die Qualität und erlaubt direkte Weiterverarbeitung von Informationen. Automatisierung krempelt den Arbeitsplatz und die Vorstellung der Arbeit des Menschen komplett um.

  • Enterprise Search
    Enterprise Search erlaubt einfacheres Retrieval von und Zugang zu allen Speicher- und Aufbewahrungsorten der Informationen. Enterprise Search fordert Records Management und ordnungsgemäße Informationsorganisation mit unbegrenztem Zugriff ohne die ermüdende Aufgabe des manuellen Zuordnens der Metadaten heraus. Sicherheit, Datenschutz und Vertraulichkeit laufen Gefahr von Enterprise Search ignoriert zu werden, wenn sie nicht ordnungsgeäß implementiert und genutzt werden.

  • Business Intelligence & BigData Analytics 
    Analyse-Tools wie BI und BigData untersuchen jede verfgbare Informationsquelle und generieren neue Informationen von besserer Qualität um Sie in der Planung, Kontrolle oder bei Unternehmensentscheidungen zu verwenden. EIM sorgt dafür, dass diese Informationen behalten werden und ist selbst für diese Analyse-Tools eine Informationsquelle von hoher Qualität mit Metadaten, Audit Trails, Prozessen, großen Content Speichern und Archiven. BigData fördert die versteckten Schätze im Informationsbestand zutage.

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Als Plattform und Ökosystem nutzt und unterstützt EIM Enterprise Information Management weitere Anwendungsfelder:

  • Natural language processing
    Die natürliche Sprache wird neue User Interfaces und neue Arten der Nutzung von Informationssystemen erzeugen. Gleichzeitig werden Audio-Informationen neue Anforderungen an die Nutzung und Verwaltung von Informationen wie Videos und anderen komplexen Medienformaten stellen.Enterprise Information Management bietet eine Umgebung, um diese Herausforderungen zu bewältigen.

  • Omni-Channel Communication
    Kommunikation ist notwendig für eine effektive Informationsnutzung. Sie dient dem Austausch und der Erstellung von Informationen, die verwaltet und bereitgestellt werden müssen.
    Sowohl neue Formen und Verhaltens-weisen in der Kommunikation als auch Mensch-Computer-Interaktion kommen zu den aktuellen Herausforderungen hinzu.
    Enterprise Information Management als Ökosystem macht eine effektive, kontrollierte Kommunikation möglich.

  • Universal Access

  • Identity Management

  • Semantics

  • Knowledge Management

  • Security & Safety

  • Information Governance

Enterprise Information Management - ein ständige Herausforderung für den CIO

Aus dem neuen übergreifenden Spektrum von EIM ergeben sich auch zusätzliche Anforderungen an die CIOs, die Chief Information Officers in den Unternehmen:

  • Durchgängige Governance im Unternehmen, die IT-Governance als strategische Komponente einschließt
  • Entwicklung von langfristig stabilen IT- und Informationsarchitekturen zur Sicherstellung der Informationsnutzbarkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens
  • Ständige Überprüfung der IT-Strategie in Bezug auf notwendige Anpassungen, Verfügbarkeit und Informationsqualität
  • Bereitstellung einer einfach anzupassenden, standardisierten IT- und TK-Infrastruktur
  • Optimierung der IT-Landschaft durch Vermeidung heterogener Ansätze, Sicherstellung eines einheitlichen Betriebs und Erreichung größtmöglicher Transparenz
  • Präventive, getestete Fallback-, Ausfall- und Migrationsverfahren zur Sicherstellung der Business Continuity
  • Umsetzung von Governance-, Risk-Managementund Compliance-Anforderungen durch geeignete, unterstützende IT-Systeme
  • Wandel von der Reaktion auf die Veränderung des IT-Marktes und neue Anwenderanforderungen hin zur aktiven, antizipierenden Gestaltung des Informationsmanagements

So gesehen setzt EIM zwar auf bestimmten Anforderungen und Prinzipien von ECM auf, ist jedoch wesentlich weiter gefasst. Und eine weitere Brücke lässt sich schlagen, die sich aus den oben genannten Anforderungen ergibt – Enterprise Information Management beschäftigt sich ständig mit dem Wandel – in allen Bereichen! So kann denn auch das Akronym ECM weiterverwendet werden – für Enterprise Change Management. Die Auseinandersetzung mit den Veränderungen in Technik, Informationsnutzung, Märkten, Kommunikationen, sozialem Verhalten usw. wird immer die wichtigste Herausforderung für das Informationsmanagement bleiben.