Migration als Chance
Im Umfeld der Document Related Technologies gibt es neben den Neuinstallationen oder dem Ausbau vorhandener Systeme einen weiteren, immer interessanter werdenden Markt: die Migration von Altlösungen. Zahlreiche Anwender, die bereits in den 80er und 90er Jahren sich für ein elektronisches Archiv, ein Dokumenten-Management-System oder eine Workflow-Lösung entschieden hatten, sehen inzwischen dem zweiten oder gar dritten Systemwechsel entgegen. Hierbei kommt immer häufiger nicht mehr der ursprüngliche Realisierungspartner sondern ein Wettbewerber zum Zuge.
Gründe für Migrationen gibt es viele: die Betriebssystemplattform hat sich geändert und die ursprüngliche Software ist nicht mehr hundertprozentig lauffähig, bestimmte Typen optischer Speicher oder speziell angefertigter Jukeboxen werden nicht mehr unterstützt, die Integrationsfähigkeit der Lösung ist auf Grund überholter Schnittstellenspezifikationen nicht mehr in moderne Softwareumgebungen integrierbar, und viele mehr. Entscheidend ist, daß die Anwender selbst bei älteren Archivsystemen die Erkenntnis gewonnen haben, daß die Information auch weiterhin für das Geschäft wichtig ist. Elektronische Archive stellen das Gedächtnis der Informationsgesellschaft dar – wie es Erkki Liikanen, EU-Kommissar, in treffende Worte kleidete.
Für eine Migration gibt es unterschiedliche Strategien. Man kann sie in eine „harte“, eine „weiche“ und eine „integrative“ unterteilen.
Bei der „harten“ Migration werden Datenbanken komplett umgestellt, die Anwendung erneuert oder ersetzt und – als wichtigstes Merkmal – die Dokumente und Daten von den ursprünglichen Medien auf neue, höher kapazitative umkopiert. Dies ist aufwendig, langwierig und teuer. Manche Unternehmen wie ein Computerzentrum in Kalifornien sehen solche Migrationen aber als Grundlage, um den technologischen Wandel nachvollziehen zu können – sie kopieren alle drei Jahre mehrere Terabytes um. Bei einer solchen Migration schaffen es aber die Anwender selten, Informationen gezielt auszusondern, die nicht mehr benötigt werden - es wird 1:1 umkopiert.
Bei einer „weichen“ Migration werden häufig nur die Datenbanken und die Anwendung migiert. Parallel werden neue Speichersysteme installiert. Durch Zusatzprogrammierung wird der Zugriff auf die Alt-Archiv-Systeme ermöglicht, die dann sukzessive ausaltern und nach einiger Zeit nicht mehr genutzt werden. Dieser Weg ist jedoch nur gangbar, wenn die Schnittstellen der Alt-Archivsysteme ein solches Verfahren unterstützen, die archivierten Daten und Dokumente auch ohne Einbußen in der bisherigen Form zur Anzeige gebracht werden können und weiterhin Support für die Alt-Komponenten gewährleistet ist. Dieser Weg wird meistens dann beschritten, wenn man nicht das Produkt und den Hersteller wechselt.
Die „integrative“ Migration geht noch einen Schritt weiter als die „weiche“, basiert aber auf ähnlichen Prinzipien. Grundidee der „integrativen“ Migration ist die Annahme, daß eine anstehende Migration nicht die letzte gewesen sein wird und daß es sinnvoll ist, die Systemarchitekturen so auszulegen, daß Migrationen in Zukunft vermieden werden können. Hierzu wird in der Regel eine Middleware-Schicht eingezogen, die es erlaubt mit standardisierten Mitteln auf unterschiedliche Index-Datenbanken, Meta-Datenbanken wie Lokalisierer oder neu eingerichtete Master-Index-Lösungen sowie auf Archive und Repositories unterschiedlichen Alters, differenter Struktur und verschiedener Hersteller übergreifend zuzugreifen. Die Middleware-Schicht fängt damit alle Veränderungen auf der Anwendungsebene ab, stellt Konverter zur Verfügung und reduziert bisherige DMS-Anwendungen auf reine Speichersubsysteme, die ihre Daten und Dokumente als nachgeordneten Dienst unterschiedlichen Anwendungen zur Verfügung stellen. Ein PROJECT CONSULT Kunde hat hierfür die treffende, aber zungenbrechende Bezeichnung „produktflexible Zwischenschicht“ oder „ProdFlexZwiSchi“ gefunden. Langfristig gesehen ist diese Form, eine „harte“ Migration generell zu umgehen, der sicherste Ansatz. Angesichts der immer häufiger und immer schneller voranschreitenden Mergers&Acquisitions in allen Branchen ist die „ProdFlexZwiSchi“ manchmal die einzige Chance, Informationen aus unterschiedlichen Systemen zusammenzuführen.
„Harte“ Migrationen beinhalten jedoch auch die Chance, Aufwände wieder tragbar und sinnvoll zu machen. Häufig war bei älteren Installation noch nicht absehbar, unter welchen Gesichtspunkten die gespeicherten Informationen zukünftig benötigt werden. Vielfach wurden zu wenige Indizes oder gar die falschen vergeben. Durch moderne Technologien der automatischen Klassifikation, die inzwischen Produktreife erlangt haben, kann man einer Migration nicht nur vernachlässigbare Dokumente, deren Aufbewahrungsfirst abgelaufen ist, aussondern, sondern auch parallel eine Neuindizierung vornehmen.
Spätere Migrationen sind einerseits bereits beim Design einer neuen Lösung, bei der Standardisierung von Speicherformaten und Schnittstellen zu berücksichtigen. Andererseits muß der Anwender aber auch das notwendige Übel Migration als Chance begreifen, seine Informationen besser zu erschließen und zukunftssicherer bereitzustellen. Ausschlaggebend ist der Wert der Information – und ein schlecht erschlossenes elektronisches Archiv ist genauso wertlos wie die im Bunker ausgelagerten Papierdokumente.