Kaum hat man sich an ECM Enterprise Content Management und DRT Document Related Technologies gewöhnt, erscheint bereits ein neues Akronym am Horizont: ILM, Information Lifecycle Management. Bei jedem neuen Akronym, das stellvertretend für eine Produktkategorie stehen soll, stellt sich zunächst die Frage nach seiner Berechtigung. Bringt es einen Mehrwert, ist es wirklich etwas Neues oder wurde nur aus Marketinggründen umetikettiert? Die gute Botschaft ist, ILM bringt eine neue Qualität in die Verwaltung von Information, die weit über das bisherige Storage Management hinausgeht. ILM wird einer der Schlüsselbegriffe der nächsten Jahre werden, wenn es um die Erschließung, Verwaltung und Bewahrung von Information geht.
ILM: eine neue Qualität
Storage-Lösungen wurden in der Vergangenheit mehr oder weniger nur als Hardwarekomponenten angesehen, die über Dateisysteme oder spezielle Anwendungen mit Informationen beschickt wurden. Sicherheitsanforderungen, Auslagerungsstrategien und die Einbindung in Netzwerke führten zu kombinierten Hardware-/Softwarelösungen – RAID, HSM und SAN sind hier die zugehörigen Akronyme. Letztlich war aber der Fokus der Lösungen auf die Verwaltung der Speicherkomponenten ausgerichtet. ILM Information Lifecycle Management geht einen wichtigen Schritt weiter. Die Speicherung von Information orientiert sich nunmehr an Lebenszyklus und Nutzung der Information. ILM berücksichtigt damit sowohl die Aspekte dynamisch veränderlicher Information zu Beginn des Lifecycle als auch die Langzeitarchivierung. Anders als bei herkömmlichen Document- oder Content-Lifecycle-Management-Strategien erfolgt keine Einengung auf bestimmte Ausprägungen und Typen von Information. ILM speichert Information unterschiedslos von Quelle und Format. Damit wird es auch möglich Programmversionen, Daten, Datenbanken und beliebige Inhalte in die Verwaltung einzubeziehen. ILM kann man charakterisieren als die Zusammenführung verschiedener Storage-, Archiv-, Content- und Document-Management-Technologien um dem Anwender eine transparente Schnittstelle und dem Systemadministrator eine einfach zu administrierende, einheitliche Speicherplattform zu bieten.
Anwenderanforderungen
Der Bedarf für Speichertechnologien wächst ins unermessliche. Die Flut der Information steigt immer schneller. Es geht längst nicht mehr darum, einfach immer mehr Speicher bereitzustellen: Eine effektive Verwaltung ist gefordert. Sie beginnt bei der Entstehung von Information und endet bei der Entsorgung. Ein durchgängiges Konzept ist notwendig, um die Information entsprechend ihrem Wert, ihrem Lebenszyklus und ihrer Nutzung zu verwalten. ILM orientiert sich damit an den drängenden Problemen, die heute IT-Manager belasten:
- E-Mail-Management und E-Mail-Archivierung
- Zusammenführung eingehender Information aus unterschiedlichen Quellen in einem Posteingangskorb
- Prozessgesteuerte Bereitstellung und Kontrolle von Information
- Langzeitarchivierung rechtlich relevanter Information
- Zentral verwaltbare, einheitliche Speicherorte für unterschiedlichste Typen von Information
- Überwindung des Medienbruchs zwischen Papier und Elektronik, aber auch zwischen elektronischer Information und Daten in verschiedenen Anwendungen
- Bereitstellung von Information unabhängig von Quelle, Medium, Erzeuger, Ort und Zeit
- Sich automatisch selbst sichernde Systeme, um die kritische, größer werdende Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der Information zu meistern
- Gezielter, Datenbank-gestützter Zugriff auf die Information
- Automatisierte Aussonderung nicht mehr benötigter Information nach Ablauf des Lebenszyklus
- Erlangung von Rechtssicherheit mit elektronisch signierten Dokumenten
- Migration zur Sicherung wertvoller vorhandener Information in neuen Systemumgebungen
Der Einsatz von ILM-Lösungen zur Bewältigung der aufgeführten Aufgaben ist nicht nur wirtschaftlich sinnvoll, er ist in vielen Branchen bereits existentiell notwendig um im Wettbewerb bestehen zu können.
Funktionalität von ILM-Lösungen
Um diese Anwenderanforderungen erfüllen zu können, benötigen ILM-Lösungen eine Vielzahl von Funktionen. Diese Funktionen sind in einzelnen Komponenten zusammengefasst. Die Komponenten wiederum bilden ein geschlossenes Rahmenwerk, um alle Anforderungen an ILM integrativ abdecken zu können. Zu den wichtigsten Komponenten von ILM gehören:
- Erfassung: Subsysteme und Software zur Erfassung, Aufbereitung, Verarbeitung, Indizierung und Ordnung unterschiedlichster Formen von Informationen
- Verwaltung von Dokumenten, Content und Media Assets: Software zur kontrollierten Erstellung, Verwaltung, Publikation und Verteilung von Information
- Speicherung: Subsysteme zur optimierten Speicherung beliebiger Typen von Information mit Unterstützung unterschiedlichster Hardware, softwaregestützter Verdrängungsstrategien, verteilter Umgebungen und Nutzbarkeit durch alle Anwendungen in einem System
- Zugriff und Verwaltung: datenbankgestützte Registratur-, Dokumenten-, Metadaten- und Indexverwaltung für den geordneten, schnellen Zugriff auf die gespeicherte Information
- Prozessunterstützung: Workflow- und Business-Process-Management-Software zur Bereitstellung, Zusammenführung und Kontrolle von Information in der Vorgangsbearbeitung
- Langzeitarchivierung: Subsysteme zur unveränderbaren, langzeitigen Archivierung entsprechend rechtlichen und regulativen Anforderungen
Durch das Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten wird der gesamte Lebenszyklus der Information von seiner Entstehung bis zur Aussonderung unterstützt.
Electronic Archives are the Memory of the Information Society
Dieses Zitat von Erkki Liikanen, EU-Kommissars für die Informationsgesellschaft, zeigt die Problematik, der wir uns derzeit gegenübersehen. Das Gedächtnis der Informationsgesellschaft ist ungeordnet, überfrachtet und zeigt erste Ausfallerscheinungen. Einerseits werden wir von der „Information Flood“ überrollt, andererseits tut sich aber ein immer größer werdendes „Information Gap“ nicht mehr verfügbarer oder auswertbarer elektronischer Information auf. Der Wert von Information für Unternehmen, Verwaltungen und Gesellschaft ist immer noch nicht richtig erkannt. ILM Information Lifecycle Management hat daher auch zum Ziel, Information entsprechend ihrem Wert handhabbar zu machen. Nur Information, die in Prozessen oder als elektronisches Wissen genutzt wird, hat einen eigenständigen Wert. ILM ist die Technologie, die diesen Wert heute erschließt und auch für die Zukunft bewahrt.