Das Thema elektronische Archivierung ist wieder in aller Munde. Nachdem man in den letzten Jahren der Meinung war, dass die elektronische Archivierung bereits Allgemeingut sei, hat die Diskussion um die GDPdU Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen im Rahmen der Änderung des Handelsgesetzes und die Schwäche einiger ehemals führender deutscher Anbieter in diesem Marktsegment die Bedeutung der Thematik wieder in das Bewusstsein gerückt. Besonders stellt sich bei vielen die Frage, was unter „revisionssicherer Archivierung“ zu verstehen ist. Die langfristige Verfügbarkeit von archivierten Daten und Dokumenten, deren Unveränderbarkeit und sichere Aufbewahrung steht dabei im Vordergrund. Das Thema elektronische Archivierung ist noch lange nicht abgeschlossen und entwickelt sich zu einer dauerhaften Herausforderung.
Was ist elektronische Archivierung ?
Der Wert von Informationen in elektronischen Archiven, die digitale Wissensbasis der Unternehmen und Verwaltungen, wird langsam erkannt. Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von digitalen Informationen wird immer größer. Dies gilt nicht mehr nur für die operativen Systeme mit Stamm- und Bewegungsdaten sondern zunehmend auch für Speichersysteme, die beliebige strukturierte und unstrukturierte Informationen speichern. Auf den ersten Blick gehören hier auch Dateisysteme, Datenbanken und Datensicherungssysteme hinzu – elektronische Archivierung ist jedoch mehr.
Elektronische Archivsysteme zeichnen sich durch folgende eigenständige Merkmale aus:
- Datenbankgestützer, direkter Zugriff auf einzelne Informationsobjekte, landläufig auch Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z.B. Listen, Container mit mehreren Objekten etc.
- Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die gesuchte Information direkt zugreifen zu können
- Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom gescannten Faksimile über Word-Dateien bishin zu komplexen XML-Strukturen, Listen oder ganzen Datenbankinhalten
- Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal beschreibbaren Medien (WORM Write Once Read Many) einschließlich dem Zugriff auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem direkt befinden
- Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann
- Bereitstellung von Informationsobjekten unabhängig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen clients und mit Übergabe an andere Programme
- Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Vereinfachung der Erfassung durch Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis
- Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Viewer zur Anzeige von Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht
- Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit der gespeicherten Information
- Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z.B. durch Zwischenspeicher (Caches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der Informationen zu gewährleisten
- Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige Anwendungen integrieren zu können
- Eigenständige Widerherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu können
- Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden
- Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende Meta-Daten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten
All diese Eigenschaften sollten deutlich machen, dass es nicht um hierarchisches Speichermanagement oder herkömmliche Datensicherung geht. Elektronische Archivsysteme sind eine Klasse für sich, die als nachgeordnete Dienste heute in jede IT-Infrastruktur gehören. Elektronische Archive sind damit eine der wichtigsten Basiskomponenten für DRT Document-Related-Technology- und ECM Enterprise-Content-Management-Lösungen.
Im englischsprachigen Bereich ist eine noch weitergehende Differenzierung festzustellen. Dort spricht man nicht von elektronischer Archivierung sondern von Electronic Records Management. Während Dokumentenmanagement im weiteren Sinn und viele heutige elektronische Archivsysteme den kompletten Lebenszyklus der Informationsobjekte abdecken sollen, konzentriert sich Records Management auf die Langzeitarchivierung. Hier wird auch nicht mehr über Jahrzehnten Verfügbarkeit diskutiert – in Archivarskreisen denkt man in Jahrhunderten. Die Sicherstellung der Verfügbarkeit gewinnt hier eine neue Dimension.
Neue Anforderungen an die elektronische Archivierung
Traditionelle elektronische Archivsysteme, bei denen eine separate Index-Datenbank die Speicherung der Informationsobjekte steuert, können als matur eingeschätzt werden. Jedoch kommen ständig neue Anforderungen hinzu, wie z.B.:
- Dokumente mit elektronischer Signatur, die nicht mehr für eine physische Repräsentation geeignet sind und eine zeitlich beschränkte Gültigkeit haben,
- Speicherung von Geschäftstransaktionen über Websites, die vollkommen papierlos abgewickelt werden,
- Abbildung von Zusammenhängen zwischen Daten und Dokumentbestandteilen wie z.B. E-Mail-Nachricht und Attachment
- Sicherstellung der Recherchierfähigkeit in steuerrelevanten Daten, für die spezielle Listenformate und Schnittstellen unterstützt werden müssen,
- Repräsentation und Speicherung von dynamischen XML-Informationsobjekten, die sich zur Laufzeit aus Inhalt, Struktur und Meta-Daten erst als zeitpunktbezogenes, personalisiertes und individualisiertes Dokument darstellen
- Einbindung in Directory Services zur einheitlichen Verwaltung aller Benutzer,
- Verwaltung und Bereitstellung von Multi-Media-Objekten wie digitalem Video oder elektronischen Büchern in Media Asset Management Systemen, die zusätzliche Anforderungen an Dokumententypen, Sicherheit, schnellen Transport und andere Funktionen stellen
- die Integration von Digital Rights Management zur Wahrung von Autoren- und Copyright-Rechten
- Langzeitspeicherung von Website-Angeboten und –Inhalten mit allen Problemen von speziellen dynamischen Formaten, Verlinkungen und Content Syndication
Die Liste der neuen Anforderungen lässt sich beliebig fortführen. Elektronische Archivierung steht hier an vielen Stellen erst am Anfang.
Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des Informationszeitalters
Bedingt durch notwendig werdende Migrationen bei technologischem Wandel oder Einführung anderer neuer Softwaresysteme ist die elektronische Archivierung ein Dauerthema, mit dem sich die Archivare und die Informationsmanager im Unternehmen ständig auseinandersetzen müssen. Elektronische Archivierung führt damit auch zu neuen Berufsbildern.
Wenn man den Leitsatz des EU-Kommissars Erkki Liikanen „Elektronische Archive sind das Gedächtnis des Informationszeitalters“ ernst nehmen will, muss man sich mit dem Wert der Information, der Nutzung der Informationen und der Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von Informationen auseinandersetzen. Elektronische Archive gehören heute als Infrastrukturkomponente, genauso wie eine Benutzerverwaltung, Druckservices oder ein E-Mail-Programm, in jedes Unternehmen und jede Verwaltung. Archive sollten dabei als die Unternehmens-Wissensplattform konzipiert werden und quasi nebenbei die rechtlichen Anforderungen der „Revisionssicherheit“ erfüllen. „Revisionssicherheit“ ist nur ein Merkmal von vielen moderner Archivsysteme.