Die Elektronische Akte wird heutzutage in verschiedenen Bereichen eingesetzt. Die Elektronische Gesundheitsakte, die Elektronische Personalakte und die Elektronische Patientenakte sind Beispiele für den Anwendungsbereich.
Die Elektronische Akte besitzt folgende Vorteile:
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Schneller Zugriff auf die Dokumente
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Universelle Recherche-Möglichkeiten, einschließlich Volltextrecherche in den Archivdokumenten
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Vereinfachung bzw. Automatisierung der Dokumentenerfassung
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Erstellung von Office-Dokumenten direkt aus dem Personalwesen (z.B. ausgehender Schriftverkehr, Faxe, E-Mails
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Verwendung von Dokumentvorlagen mit Übertragung der Daten aus dem Personalwesen in die Office-Anwendung (Adressdaten, Stammdaten, Tarifdaten)
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Archivierung von Belegen aus unterschiedlichen Programmmodulen und Office-Anwendungen
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Automatische Archivierung von Lohnbelegen, DEÜV - Meldebescheinigungen,
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Beitragsnachweisen, elektronische Lohnsteuerbescheinigung und Lohnjournalen im Rahmen des Monatsabschlusses in der Personalabrechnung.
Folgende Tabelle zeigt die Unterschiede der Papierakte und der Elektronischen Akte in den Bereichen Ablage, Recherche und Sicherheit auf.
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Papierakte |
Elektronische Akte |
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Ablage |
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Originaldokumente und Kopien |
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Gefahr der Fehlablage (Akte wird am falschen Ort einsortiert) |
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wenn Akte im Geschäftsgang, keine Ablage und Recherche möglich |
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archivraumintensive Ablage |
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gescannte Dokumente |
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direkte Ablage von digitalen Dokumenten und E-Mails (z.B. Online-Bewerbungen) |
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Verainfachung/Automatisierung von Massenablage |
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automatisches Aktenhandling bei Versetzungen/Umorganisationen |
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Vermeidung von falsch abgelegten Akten |
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Recherche |
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an einem Ort |
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von einem Anwender |
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nach einem Kriterium |
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keine Zugriffsbeschränkung innerhalb der Akte |
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von beliebigem Ort |
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von beliebig vielen Personen |
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komfortable Suchmöglichkeiten |
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rollenbasierter Aktenzugriff |
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Sicherheit |
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Gefahr von Aktenverlust, Entwendung, Beschädigung, Manipulation |
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mehrere Versionen ("Handakten"; "Schwarzakten") |
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Vermeidung von Aktenverlust |
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keine Manipulationsmöglichkeiten |
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einheitlicher, aktueller Aktenbestand |
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Für die öffentliche Verwaltung gibt es im Rahmen von E-Government das Organisationskonzept Elektronische Verwaltung, dessen einer Baustein sich um die Elektronische Akte (E-Akte) dreht.
